Miksi tilitoimiston vaihto tuntuu vaikealta?
Olen tehnyt kirjanpitoja jo 33 vuotta, aluksi vähän pienemmässä mittakaavassa, opiskelun ohessa. Täysiaikaisesti nyt 32 vuotta, siitä oman tilitoimiston vetäjänä 30 vuotta, 1.5.1988 alkaen. Monenlaista on tapahtunut sinä aikana, oman toimistoni koko on vaihdellut 1 - 16 hengen toimistosta ja yhden toimiston yrityksestä kolmen toimipisteen yrityksen kautta taas yhden toimipisteen yritykseksi. Ala on muuttunut todella paljon sinä aikana. Myös se miten kirjanpitoon työnä tai kirjanpitäjään ammattina suhtaudutaan on muuttunut. Myös asiakkaiden suhtautuminen on monessa kohdin erilaista. Mutta yksi asia tuntuu pysyvän. Yrityksen tuntuu olevan yllättävän vaikea vaihtaa kirjanpitäjää silloinkin kun sen niin pitäisi tehdä.
Tilitoimiston ja asiakkaan suhde on monisyinen eikä aina ulkopuolisen ymmärrettävissä. On kuitenkin tapauksia, joissa en pysty ymmärtämään miten vaikeaa vaihtaminen voi olla, mitä kaikkea tarvitaan siihen, että kynnys ylittyy.
Enkä tarkoita että yrityksen tulisi vaihtaa tilitoimistoa aina kun jokin asia ei miellytä. Mutta silloin kun selkeästi kemiat eivät kohtaa, osaamisessa on puutteita, aikataulut eivät natsaa tai muuten yrittäjä kokee, ettei ole kirjanpitäjälleen niin kovin tärkeä, silloin on syytä vaihtaa.
Toki vaihtaminen voi olla aiheellista toisinkin päin, joskus tuntuu että tilitoimistot eivät irtisano toimeksiantosopimuksia vaikka syytä olisi. Moni kirjanpitäjä tuskailee asiakkaidensa ja näiden "oikkujen" kanssa, silloin kirjanpitäjän ajatus on varmasti kuvan kaltainen. Mutta sen on toisen kirjoituksen aihe ja kirjoitan siitä lähiaikoina erikseen.
Seuraan paljon erilaisia keskusteluryhmiä esimerkiksi Facebookissa. Sekä niitä joissa kirjoittajat ovat kirjanpitäjiä, että niitä joissa kirjoittajat ovat yrittäjiä - tilitoimistojen asiakkaita.
Olen myös käytännössä ollut tekemissä monenlaisten tapausten kanssa.
Valitettavan usein yritys pohtii sitä, mitä kirjanpito maksaa. Ja se hinta voi olla se syy miksi vaihdetaan. Ellei hinta oikeasti ole täysin pielessä, hinta on ehkäpä se huonoin syy vaihtaa.
Olen auttanut monia yrittäjiä löytämään itselleen sopivan kirjanpitäjän, itse en kovin usein uusia asiakkaita ole nykyisin enää ottanut tilitoimistooni. Mutta olen auttanut yrityksiä löytämään sellaisen tilitoimiston ja kirjanpitäjän, joka hänelle sopii. Olen myös törmännyt tapauksiin, joissa hinta on ollut sellainen että jo senkin vuoksi olisi hyvä vaihtaa.
Muutamia poikkeuksia lukuunottamatta tilitoimiston hinta ei itsessään ole kallis. Toki hinta voi olla "kallis" juuri sille asiakkaalle sen vuoksi, ettei yrityksellä vaan realistisesti ole rahaa maksaa laskuja. Liiketoiminnassa on jotain sellaista ongelmaa että se on selvitettävä ensin. Jos näissä tapauksissa tilitoimisto on ns. hintansa arvoinen, voi euromääräisesti isompikin lasku olla kohtuullinen. Tämä tilanne on silloin, jos tilitoimistolla on keinot auttaa yrittäjä pulasta, saada liiketoiminta taas toimimaan hyvällä katteella. Aina näitä keinoja ei ole olemassakaan, jolloin voisi parasta olla suositella toiminnan lopettamista. Ja silloin voi olla että yrityksen on vain vaihdettava tilitoimistoa, koska sen on karsittava aivan kaikki kustannukset minimiin voidakseen lopettaa ilman yrittäjän oman omaisuuden realisointia.
Jos yrittäjästä tuntuu että kirjanpitäjä on se, joka näkee kaikessa ongelmaa, valittaa jokaisesta yrittäjän tekemästä asiasta tarjoamatta vaihtoehtoisia toimintamalleja, hän on väärän kirjanpitäjän asiakkaana, vaikka hinta olisi kuinka pieni tahansa. Kirjanpitäjän pitää ohjeistaa asiakasta toimimaan oikein, mutta ei nähdä kaikessa tämän tekemisessä vain ongelmia, varsinkin jos hän ei osaa antaa parannusehdotusta.
Yrittäjä voi saada kirjanpitäjästä sen oikeanlaisen sparraajan ja rohkaisijan, joka jos nyt ei ihan fyysisesti auta esteiden yli, tarjoaa kuitenkin juuri sen henkisen tuen ja oman asiantuntijuutensa yrittäjän avuksi, jolla hän ylittää esteet. Silloin lasku voi olla euromäärältään isompikin, eikä se ole kallis. Hinta ei siis itsessään ole se paras syy vaihtaa, euromäärä ei ratkaise vaan se, mitä sillä hinnalla saa.
Mutta entäpä ne muut syyt? Ne joiden takia mielestäni pitää yrittäjän ymmärtää että nyt on syytä vaihtaa asioiden hoitajaa?
Vaikka kirjanpitäjä ei ole se joka tekee päätöksiä asiakasyrityksen asioista, hänellä voi olla käsissään yrityksen menestyksen avaimet, kun hän keskustelee asiakkaansa kanssa ja kertoo omat näkemyksensä ja kokemuksen tuomat vinkkinsä siihen mitä asiakkaan voisi olla fiksua kokeilla. Kokenut ja asiakkaasta kiinnostunut kirjanpitäjä on arvokkain yhteistyökumppani.
Kun yrittäjän ja kirjanpitäjän keskinäinen kemia ei toimi, jos yrittäjä ei "uskalla" tai "osaa" kysyä kirjanpitäjältä mitään mikä häntä askarruttaa, tai kirjanpitäjä ei oma-aloitteisesti kerro mitään vinkkejä, eikä koskaan kysy mitään, on syytä miettiä vaihtoa.
Tai vielä surullisempaa, yrittäjä kysyy, mutta ei ymmärrä vastausta. Silloin yrittäjän vaihtopäätös voi olla myös kirjanpitäjälle helpotus, hänkin todennäköisesti huomaa, ettei kemia toimi, mutta jos on asiakkaan vaikea lopettaa toimeksiantosopimusta, on se monesti vähintään yhtä vaikeaa kirjanpitäjälle.
Ymmärrän kyllä, että monesti yrittäjä ei tiedä että olisi olemassa myös sellainen kirjanpitäjä, joka olisi samalla aaltopituudella ja jonka kanssa keskustelu sujuu. Monesti yrittäjä voi luulla olevansa vaan sen verran tietämätön talous- ja veroasioissaan, ettei oivalla että nyt olisikin aika vaihtaa keskustelukumppania. Se on ihan ymmärrettävää, moni yrittäjä kun ei oikeasti ymmärrä taloushallintoa. Ja mitä lahjakkaampi yrittäjä on esimerkiksi jossain taiteellista lahjakkuutta vaativassa työssä, sitä kauempana hänen ajatusmaailmansa usein on taloushallinnosta.
Mutta yrittäjällä on kuitenkin mahdollisuus löytää juuri se tilitoimisto jonne on mukava mennä ja kirjanpitäjä, jonka kanssa keskustellessa tuntuu kuin kirjanpitäjä ojentaisi oman auttavan kätensä ymmärtäen yrittäjän ongelmia.
Kirjoituksen alussa ihmettelen, miksi vaihtaminen on vaikeaa, kertomani asiat ovat asioita, joiden vaikutus on otettava huomioon, moni ei tiedä parempaa olevan olemassa.
Mutta sitten ne syyt, joiden kohdalla jokaisen yrittäjän hälytyskellojen tulisi soida.
Kun jatkuvasti jotain jää tekemättä, ilman että syytä selvitetään. Nykypäivän OmaVero järjestelmä teettää ylimääräistä työtä ja kaikki ilmoitukset eivät sinne mene, vaikka ne olisi lähetetty ajallaan. Mutta jos näitä samalla kirjanpitäjällä sattuu usein, on hyvä pyytää lokitietoja sen osoittamiseksi, että ilmoitukset on todella lähteneet, tai pyytää kirjanpitäjää korjaamaan ilmoituksen myöhästymisestä johtuvat veron lisämaksut. Jos ilmoitus oikeasti on lähetetty ajallaan ja virhe on verohallinnon, hän saa ylimääräiset maksut lokitiedon verohallintoon lähettämällä pois. Jos taas virhe on kirjanpitäjän, hän hyvittää korotuksen joko laskussa tai maksaa sen OmaVeroon. Tämä kuitenkin vain silloin kun yrittäjä itse on toiminut sopimuksen mukaisesti ja toimittanut aineiston sovittuna aikana.
Tämä kuitenkin vain silloin kun yrittäjä itse on toiminut sopimuksen mukaisesti ja toimittanut aineiston sovittuna aikana
Valitettavan paljon melko lyhyen ajanjakson aikana olen kuitenkin nähnyt myös tapauksia, joissa kirjanpitäjä on aivan väärällä tiellä asiakkaan asioissa. Asiota ei nimittäin oikeastaan hoideta joko oikeassa aikataulussa tai ei ollenkaan.
Jos asiakas toimittaa aineiston normaalisti kuukausittain mutta jossain kuukaudessa aineistoa ei tule kirjanpitäjälle ollenkaan, hän ei kysy mitään. Kun yrittäjä on laittanut kaiken kirjekuoreen mutta unohtanut sen hyllyn päälle, kirjanpitäjä ei ihmettele mitään, vaikka aina ennen aineisto on tullut ihan ok. Ja kun asiakas sitten toimittaa seuraavan kuukauden, kirjanpitäjä tekee taas kirjanpidon normaalisti. Kun verohallinto sitten kysyy tätä puuttuvaa kuukautta, vastaus on yksinkertainen: "en ole tehnyt kun et ole toimittanut aineistoa"
Ihan oikeasti? Voisiko yrittäjä tässä kohtaa miettiä olisiko aika vaihtaa yhteistyökumppania?
Entäpä tilanne, jossa kirjanpitäjä ei juurikaan alveista asiakasyritykselle maksettavia arvonlisäveroja ilmoittele, laskee kun ehtii tai jaksaa ja asiakas käy päivittäin tarkistamassa OmaVerosta joka olisi tiedossa summa jonka maksaisi, koska kirjanpitäjän saa huonosti kiinni niin veron palvelusta näkee nopeammin, joko asia olisi hoidettu...
Yksi erikoinen tapaus johon törmäsin, tulee esiin oheisessa oikeasta OmaVerosta kuvakaappauksena otettu kuva. Asiakas on toimittanut aineistonsa, joka kuukausi ei ehkä aina juuri sinä päivänä kuin pitäisi, mutta ei kuitenkaan myöhässä päiväkaupalla.
Aineistoa on lisäksi niin vähän, ettei sen tekemiseen mene kuin puolisen tuntia.
Mutta silti hänen OmaVeronsa näyttää tältä.
Kehotus arvonlisäveron ilmoituksesta on enemmänkin sääntö kuin poikkeus. Lisäksi verohallinto on arvioinut keskimäärin enemmän kuin joka toinen kuukausi. Arviopäätöshän maksaa yrittäjälle, vaikka varsinainen veron määrä korjattaisiin. Kirjanpitäjä ei ole selittänyt viiveitä mitenkään, unohduksestakaan ei voi aina olla kysymys, varsinkin kun verohallinto lähettää kehotuksen ilmoituksen jättämisestä ennen arvion suorittamista. Asiakas kuitenkin käytti kyseistä kirjanpitäjää useamman vuoden ajan.
Ymmärrän että varsinkin ihmiselle, jolle taloushallinto on pakkopullaa ja joka mieluiten olisi ajattelematta koko asiaa, monesti käy niin, että lähettää tai vie aineistonsa nopeasti tilitoimistoon kirjanpitäjälle, eikä halua ajatella asiaa sen enempää. Hän toivoo, uskoo ja haluaa uskoa että kaikki on kunnossa, koska on paperinsa tilitoimistolle toimittanut.
Ihanteellinen tilanne on luonnollisestikin se, että kirjanpitäjä tukee yrittäjää ja on kiinnostunut asiakkaansa asioista. Mutta silloin kun kirjanpitäjän toiminta selkeästi aiheuttaa kustannuksia ja mieliharmia, on syytä oikeasti lähteä etsimään itselleen paremmin sopivaa kumppania, joka osaa antaa yrittäjälle vinkkejä ja tukea ratkaisuissa, niin että parhaimmassa tapauksessa yrittäjällä on paremmat mahdollisuudet saada yrityksen toiminta kukoistamaan
Valitettavasti aina välillä olen kohdannut myös tapauksia joissa kirjanpitäjä on käyttänyt asiakasta hyväkseen, omien etujensa ajamiseksi ja omaksi hyödykseen
Monet tapauksista ovat kiinni väärinkäsityksistä, siitä etteivät kemiat kohtaa, kirjanpitäjän väsymisestä tai sairaudesta. Siitä ettei työ enää kiinnosta. Valitettavasti aina välillä olen kohdannut myös tapauksia joissa kirjanpitäjä on käyttänyt asiakasta hyväkseen, omien etujensa ajamiseksi ja omaksi hyödykseen.
Tästä kirjoitin erikseen kirjoituksen aikanaan
https://taloushallintoa.webnode.fi/l/talousrikos-mika-on-uhrin-oikeusturva/
Kyseinen juttu on edennyt jo Hovioikeuden päätökseen ja siitä tulette kuulemaan enemmän aikanaan. Se on asia, joka kasvoi merkitykseltään entisestään ennen Hovioikeuden istuntoa ja sen aikana ja vielä sen jälkeenkin. Se on tapaus, joka törkeydessään ansaitsee kunnon käsittelyn julkisesti.
Mutta ihan niissä kirjanpitäjän laiminlyönneissä, joissa ei tavoitella millään lailla erityisemmin omaa etua, niissäkin riittää ihmettelemistä.
Kyllä yritys on hyvän kirjanpitäjän arvoinen.
Jos pohdit itseksesi onko vika sinussa vai paranisiko tilanteesi vaihtamalla kirjanpitäjää, keskustele jonkun toisen yrittäjän tai jopa toisen kirjanpitäjän kanssa. Muista kuitenkin että jokainen yritys on toimintansa ja yhtiömuotonsa vuoksi erilainen, toinen yrittäjä ei osaa antaa sinulle välttämättä sitä vastausta, jolla saat asian mielessäsi läpi käytyä. Toisella kirjanpitäjällä voi myös olla kiinnostus saada sinusta asiakas itselleen, jolloin hän huomaamattaankin voi "tuomita" jyrkästi toisen kirjanpitäjän tavan toimia. Älä vertaa oman kirjanpitosi hintaa suoraan toisen yrittäjän maksamaan hintaan ilman että sisäistät mitä kumpikin maksamallaan rahalla saa.
Jos et ole varma, voi kysyä myös minulta, itse en yritä saada uusia asiakkaita itselleni, joten neuvon sinua puolueettomasti ja voin tarvittaessa pohtia kanssasi millaisen kirjanpitäjän tarvitset ja mistä sellaisen löydät.
Kyllä yritys on hyvän kirjanpitäjän arvoinen. Ota asioista selvää ja madalla kynnystäsi etsiä itsellesi sopiva kumppani. Kaikki eivät sovi kaikille. Mutta aivan varmasti on olemassa se joka sopii juuri sinulle.
Mukavaa syksyn jatkoa jokaiselle yrittäjälle ja kirjanpitäjälle!
Riikka