Palkkahallinnon sähköistäminen

23.01.2018

Palkkahallinnon tuottaminen mahdollisuuksien mukaan digitaalisessa muodossa helpottaa myös EU:n tietosuoja-asetuksen tuomia velvoitteita tilitoimistoissa ja yrityksissä.

Jo vanha juttu
Kirjoitin kesällä 2011 tästä aiheesta. Nyt on jo aika ajanut ohi osasta kirjoittamistani pointeista, mutta muokkasin kirjoituksen niin että se vastaa enemmän tätä päivää. Henkilötietolain on syrjäyttänyt ah niin ihana GDPR, eli EU:n tietosuoja-asetus, joten siltäkin osin kirjoitusta piti vähän muokata. Mutta pääajatukseltaan aikanaan kirjoittamani otsikko ""Palkkahallinnon "sähköistäminen" on kansalaisvelvollisuus"" pitää edelleen hyvin paikkansa.

Taloushallinnon yksi osa, palkkahallinto tai laajemmin sanottuna henkilöstöhallinto, on isommassa mittakaavassa kulkenut kohti digitalisointia ehkä hieman hitaammin kuin taloushallinnossa julkisuutta saanut "sähköinen laskutus". Tai ainakin se on saanut vähemmän julkista huomiota. Itse jätän sen nyt itse hetkeksi sivummalle ja keskityn sen tosiasian korostamiseen ja tunnetuksi tekemiseen että palkkahallinnon puolella saamme helposti kertymään tuntuvia säästöjä ja samalla teemme yhden pienen osamme hiilijalanjäljen pienentämiseksi.

Verkkopalkkalaskelman voi katsoa vaikkapa kännykällä
Verkkopalkkalaskelman voi katsoa vaikkapa kännykällä

Verkkopalkkalaskelma suoraan nettipankkiin
Ensimmäinen askel kustannusten säästämiseen ja tietoturvan parantamiseen on palkkaerittelyjen (tilinauhojen) sähköistäminen. Se ei vaadi isoja ponnisteluja ja on helposti monistettavissa tilitoimistoympäristössä. Kun sen vaiva mitä asian suhteen on valmisteluissa nähtävä, on kerran hoidettu kuntoon, saman järjestelyn siirtäminen seuraavalle asiakkaalle on helppoa. Asiakkaalle menettelystä ei koidu lisäkustanuksia, joten suostumus on helppoa saada. Tilitoimisto säästää kustannuksia, sekä suoraa rahaa että työtä - joka sekin on rahaa. Rahaa, jonka se voi kompensoida vaikkapa ammattitaitoisen henkilöstön työviihtyvyyteen. Sen lisäksi ns. verkkopalkkalaskelma on ekologinen vaihtoehto.

Miten paljon turhaa energiaa kuluukaan palkkalaskelman tulostukseen, kirjekuoreen ja kuorittamiseen, siihen kun posti kuljettaa ko. kirjekuoren perille jne. Kaiken tämän voisi hoitaa lähettämällä yhden tiedoston lähes "nappia painamalla" ja palkkaerittely olisi käytännössä samalla hetkellä palkansaajan nettipankissa. Ja se on siellä arkistossa usean vuoden ja halutessaan pidemmän säilytysajan, jokainen voi sen itse tallentaa omalle koneelleen. 
Näin laskelmaa ei enää syö kotieläimet, ei tuhoa lapset eivätkä ne muutossa katoa.

Mistä sitten oikein kiikastaa?
Miksi tilitoimistot eivät markkinoi tätä vaihtoehtoa asiakkailleen? Onko niin etteivät hekään vielä ihan tiedä asiasta? Pankit markkinoivat palvelua huonosti, vähän tai ei ollenkaan. Ohjelmistotalot mainitsevat sen yhtenä osana ohjelmiston toimintaa. Kilpaileva järjestelmä on NetPost, jossa Itella toivoo palkkaerittelyjen tupsahtavan jokaisen NetPost -laatikkoon. Ongelma vaan on se ettei kaikilla ole sellaista laatikkoa, nettipankki on lähes jokaisella. Paitsi jos pankkitili on yhteinen, voi olla että nettipankkikin on vain toisen puolison nimissä. Silloin toisen palkkalaskelmat eivät löydä tietään sinne. Ehkä pankit voisivat tehdä asialle jotain, ehkä ei, pankkisalaisuus on Suomessa tiukka. Ja hyvä niin. Keinoja sähköiseen palkkaerittelyyn löytyy kuitenkin jokaiselle.

Henkilöstöhallinnon tietojen salassapitoa koskee oma sääntelynsä, EU:n tietosuoja-asetus.
Se muodostuu muutamasta tiukasta määräyksestä ja se sanelee osaltaan varmasti pankin toimia tässä asiassa. Sähköinen palkkalaskelma on kuitenkin asia joka nimenomaan lisää tilitoimiston kykyä huolehtia henkilötietojen suojasta. Jos asiaan perhetyy huomaa pian sen miten järkevää on siirtyä sähköiseen palkkalaskelmien välitykseen. Jos jollakin työntekijällä ei ole mahdollisuutta ottaa laskelmaa vastaa nettipankkiinsa, hän voi avata itselleen NetPost -"laatikon" . Kun järjestelmä havaitsee ettei nettipankkia ole, se ohjaa laskelma Itellan palveluun. Asia on helppo järjestää niin, siihen tarvitaan vain sopimus ohjelmistotoimittajan ja Itellan kanssa asiasta. Näin jää unholaan myös se ongelma, saako työntekijälle lähettää palkkaerittelyjä sähköpostilla ja minkälaisella sähköpostilla.

Suomella ei ole varaa olla hoitamatta tätä asiaa kuntoon
Mitä yhteiskunta voisi tehdä asian edistämiseksi? Yleinen mielipide siitä miten järjestelmien tulisi toimia yhtenevästi menetelmien helpottamiseksi entisestään, auttaisi varmasti. Samoin se että ne joita asia koskee painottaisivat ohjelmistotaloille että tämä ominaisuus on palkkahallinnon ohjelmistoista löydyttävä (joistakin se vielä valitettavasti puuttuu) Mutta kaikken tärkein on uuden eduskunnan käsissä. Asian luulisi kiinnostavan jokaista puoluetta, koska tässä voittajia ovat kaikki: työnantaja, työntekijä, yhteiskunta ja luonto. Ei liene yhtään puoluetta jota ainakin joku näistä asioista puhuttelisi. Tulorekisteri hoitaa tästä asiasta osan, mutta se ei oista palkkaerittelyjen lähettämisen velvoitetta.

Eduskunta korostaa luontoa ja uusiutuvien energiamuotojen tärkeyttä ja haluaa tukea luontoa, samalla yhteiskunnan kustannuksissa säästäen. Verkkopalkkalaskelma vastaa noihin kaikkiin tekijöihin omalta osaltaan positiivisesti. Hallituksen ja eduskunnan vastuu on ottaa kantaa siihen että jokaisen kansalaisen moraalinen ja yhteiskunnallinen velvollisuus on ottaa vastaan sähköinen palkkaerittely. Jos moraalinen velvoite ei ole riittävä, olisi lailla taattava ettei sähköisen palkkaerittelyn vastaanottamisesta voi kieltäytyä. Kaikkea ei aina ole järkevää sähköistää, mutta palkkaerittelyt ovat juuri se asia joiden sähköistäminen pitäisi olla jokaiselle itsestään selvyys.

Tämä on pieni asia jolla on iso merkitys, Suomella ei ole varaa jättää tätä mahdollisuutta käyttämättä.

Järkevää digitalosointia toivoen

Riikka