Pieni SEPA -tarina

25.09.2010

Vanha tuttu sanonta suutarin lasten kengistä pitää kyllä edelleen paikkansa melkeinpä alalla kuin alalla. Moneen sellaiseen olen törmännyt. Joskus itsekin huomaa, ettei tule hoidettua kaikkia oman yrityksen asioita aikanaan kuten pitäisi. Tai että oma johtaminen on jäänyt retuperälle, koska pitää niin paljon olla poissa toimistolta ja toimistolla ollessa on tietysti hoidettava asiakkaiden asioita. Niin että johtamisesta tulee etäjohtamista, onneksi henkilökunta on luotettavaa ja voin olla varma siitä että asiakkaiden asioita hoidetaan hyvin poissaoloistani huolimatta. 

Olen puhunut SEPAsta ja sen tulemisesta todeksi jo kauan sitten, Taloushallintoliiton jossakin tilaisuudessa varmaan ainakin kaksi vuotta sitten. Silloin puheenvuoro ei ollut niinkään opettavainen, sitä se ei olisi voinut edes olla kun asioista ei vielä niin tiedetty, se oli lähinnä "wake-up" -luento. Sen jälkeen on monia asioita tapahtunut ja olen puhunut Vuokko Mäkisen kanssa TAL tietotekniikkapäivissä pariin otteeseen SEPAsta ja sen vaatimista asioista. Nyt meneillään olevassa Tilitoimistopäivien kiertueessa puhumme vuorotellen eri paikkakunnilla asiasta. Edelleen kuitenkin tuntuu että tarvittaisiin herätyskelloa tälle asialle. Liian moni ilmoittaa, ettei ole pahemmin vielä asiaa miettinyt tai että luottaa siihen että pankki ja atk-ohjelmistotalo hoitavat homman.

Voisi siis kaiken tämän SEPA -tietouden levittämiseen panostamisen jälkeen ajatella oman toimistoni ja asiakkaiden asioiden olevan hyvin hoidettu ja ajan tasalla. Voin sanoakin hyvällä omallatunnolla, että kaikkien niiden asiakkaiden maksatus tulee olemaan toimiva joiden maksuja me maksamme. Muille tiedotamme parhaamme mukaan ja järjestämme vielä erikseen koulutusta. Mutta vaikka olen tehnyt kaikkieni pysyäkseni ajan tasalla siinä missä mennään, niin joudun myöntämään, ettei kaikki ole sujunut kuin tanssi. Tosin hyviä puolia siinä on se että minulla on ollut Tilitoimistopäivien kiertueella kerrottavaa ja oikeaa esimerkkiä siitä että missä kohdin kannattaa olla varovainen :)

Oma SEPA-sotkuni alkoi siitä että minä ymmärsin ohjelmistossa olevan "SEPA -maksuvalmiuden" eri tavalla kuin ohjelmistotaloni. Vieläkään en voi käsittää asiaa. Ohjelmistossa kun mainostettiin olevan SEPA -maksatus kunnossa, eikä minulla ollut sitä mitään syytä epäillä, koska olen aina ennen ollut tyytyväinen kaikkiin uusiin piirteisiin ja lakimuutosten toteuttamisen aikatauluihin ohjelmassamme. Ohjelmistotaloni oli oikeassa toki siinä että SEPA -maksatus löytyi, eli ohjelmalla kykeni muodostamaan xml-tiedostoa - sehän on SEPA -maksatuksen perusedellytys. Mutta ohjelma hyväksynytkään muita kuin kotimaisia IBAN tilinumeroita, ostoreskontraan vain jos oli hankittuna ns. valuuttareskontra (maksullinen lisäpiirre) ja palkkaohjelmaan tilinumeroita ei saanut edes rahalla. En voi käsittää miten voidaan puhua SEPA -maksatuksesta ilman ulkomaisia tilinumeroita, emmehän me sellaista tarvitsisi vielä tässä vaiheessa, ensi vuonna vasta.

Koska olin luullut että ohjelma toimii, tein asiakkaan kanssa sopimuksen siitä että myös maksamme palkat jotka laskemme. Työntekijämäärä kun oli kasvanut ja maksatus kotimaassa oli hidasta. Kyse oli noin 300 ihmisen palkasta! Vain noin 8-9 % näistä ihmisistä on avannut pankkitilin Suomeen, loput ovat kotimaassaan. Kun sain tilinumerot taulukossa, oli ajatus vain siirtää ne ohjelmistoon ja aloittaa työt iloisesti. Mutta tietojen siirto meni tietysti virheeseen koska ohjelmistomme ei tilinumeroita tunnistanut. Pitkään etsin virhettä taulukosta, miksi ohjelma ei tilejä lue sisään... Kunnes tajusimme kokeilla syöttää numeroa suoraan ohjelmaa ja totuus selvisi. Kammottava totuus. Asiakkaan kanssa oli tehty pankkiin nettipankkisopimus tiedoston siirtämiseksi, koska olin tiennyt, ettei pankkiohjelmamme vielä kykene SEPA -maksuja välittämään. Mutta edessä oli uusi ongelma: palkkaohjelmisto ei tee SEPA -maksua koska aineistoon ei saa työntekijöiden tilinumeroita sisään eikä nettipankkisopimus sallinut asiakkaan tililtä kuin tiedostomaksut :(

Asia selvisi niin tiukalla aikataululla, ettei oikein mitään ollut tehtävissä. Palkat oli maksettava ja ihmiset odottivat rahojaan. Mutta tiedostoa ei syntynyt ulkomaisilla tilinumeroilla. Eipä auttanut kuin syöttää nettipankkiin palkat YKSITELLEN... ja siinä kohdin selvisi että asiakas oli pankkiin tehnyt sopimuksen vain tiedostojen välittämisestä, ei yksittäisten maksujen maksamisesta. Nopeasti kehitimme ratkaisun ja siirsimme tiedostona rahat toiselle suomalaiselle pankkitilille, johon itselläni oli oikeus tehdä sopimuksia, asiakas kun ei enää tähän hätään ehtinyt pankkiin. Ja taas tuli uusi ongelma: tietoja syöttäessämme muutaman pankin kohdalla ohjelmisto antoi herjan siitä, ettei vastaanottava pankki ota vastaan SEPA -maksuja. Koska nettipankissa ei minulla ollut sovittu ulkomaanmaksuja maksettavaksi, siirryin pankkiohjelmistomme puolelle ja syötin nämä muutamat palkat sitä kautta, siellä kun minulla on hankittuna ulkomaanmaksujen ominaisuus. Kun sitten maksujen syöttämisen jälkeen illalla vahvistin maksut tuli vastaan taas ongelma: Nettipankissa on raja sille minkä suuruisia yksittäisiä maksuja voi maksaa ilman varmennusta. Suurin osa palkoista ylitti tämän rajan. 

Eipä jäänyt muuta vaihtoehtoa kun seuraavan aamuna heti klo 8 soittamaan pankin varmistuspalveluun. Siellä hyvin ystävällinen nuori nainen ilmoittaa että meidän on käytävä nyt läpi sitten kaikki syöttämäni maksut. Kysyn ääneen "kaikki?" ja hän iloisesti toteaa "kyllä". Aloitamme ja ensimmäinen palkka löytyykin melko nopeasti kun se on sattumalta maksulistan ensimmäisellä sivulla. Nettipankki järjestää aakkosjärjestykseen sivun kerrallaan ja niinpä toiseen nimeen meni jo aikaa kun etsin sitä eri sivuilta. Tämän jälkeen hän ystävällisesti kysyi olisiko minulle helpompaa jos minä sanoisin maksun ja hän hakisi sen sitten omasta listastaan. Totesin sen olevan parempi ehdottomasti, kyseessä kun oli puolalaisia nimiä, joiden etsiminen sen perusteella kun toinen suomalainen ne lausuu, ei ole kovin helppo tehtävä. Siinä vaiheessa hän huomasi toisessa päässä että niitähän on paljon! Totean rauhallisesti että noin 260, kun pienemmät menivät läpi ilman varmennusta ja osan olin maksanut pankkiohjelmistolla (suomaisille tileille menevät) 

Sen jälkeen odottelin puolisen tuntia kun hän kävi neuvottelemassa esimiehensä kanssa toimintatavasta tässä tapauksessa. Kävimme läpi monta eri kysymystä, joilla hän varmistui että olin se joka olin sanonut olevani. Tämän jälkeen hän aloitti maksujen vahvistamisen maksu kerrallaan minun odottaessa linjalla - ja hyvä kun odotin, hän ei päässyt kuin alkuun kun yhtäkkiä kysyi retorisen kysymyksen "mikä tähän nyt tuli?" Hän ihmetteli syytä sille että ohjelma odottamatta hylkäsi maksuja. Koska emme keksineet mitään järkevää syytä asialle, hän meni taas esimiehen luo kysymään ja minä odotin, nyt noin 45 minuuttia. Syy selvisi: nettipankista voi yksittäisiä maksuja maksaa korkeintaan 84.000 päivässä. Tiedostona olisi voinut maksaa, mutta kun minulla sitä tiedostoa ei ollut. Siinä asiaa mietittiin ja sain neuvon että maksaisin joka päivä sen 84.000, niin asia tuli hoidettua. Se ei ollut vaihtoehto, yhteissumma oli noin 550.000 ja kysymys oli palkkarahoista joita ihmiset odottivat.

Hän oli ystävällisesti ottanut yhteyttä paikalliseen pankkiimme, josta minulle soitettiin saman tien. Mutta mitään apukeinoa hänellä ei ollut tarjota. Selvisi sellainenkin asia että vaikka heidän nettipankkinsa oli täysin SEPA -valmiuksin toimiva, niin vastaavasti pankissa ei samaa valmiutta ollut vielä. Eli jos olisin mennyt listan kanssa pankkiin, siellä maksut olisi pitänyt käsitellä ulkomaanmaksuina. Tämä olisi tarkoittanut jokaisesta maksusta ulkomaanmaksun toimeksianto ja ne olisi faksattu Helsinkiin, en edes kysynyt mikä olisi ollut kustannus. Siinä keskustelussa sitten päädyin siihen ratkaisuun että maksoin maksut ulkomaanmaksuina pankkiyhteysohjelmistollamme. Tässä oli melkoinen työ kun jouduimme syöttämään pankkiohjelmaan noin 260 ihmisen kohdalta: pankkitili (pitkä) nimi (puolalainen) BIC -koodi, maakoodi (PL) ja summa. Saimme vihdoin maksut maksettua, mutta oli edessä ongelma siitä miten tarkistan nyt kun maksuja on maksettu vaikka ja mistä, että kaikki varmasti saivat palkkansa? Ainut vaihtoehto oli tulostaa maksutililtä tapahtumaluettelo ja verrata sitä yksitellen siihen listaan joka oli maksettavista palkoista.

Koko projektin olin aloittanut edellisenä päivänä kun olimme syöttäneet kaikki maksut nettipankkiin, siinä aikaa kului pari tuntia. Sitten aloitin maanantaina heti klo 8 soittamisella pankkiin ja sen jälkeen teimme kaikki edellä kuvatut toimenpiteet ja sain tarkistettua maksujen perillemenon klo 16.02. Siinä meni siis se päivä. Seuraavana päivänä ihmeteltiin vielä sitä miksi yhden miehen palkka palautui virhekoodilla "virheellinen tilinumero". Syy selvisikin lopulta. Puolassa maksussa tulee olla juuri sen henkilön nimi saajana, jonka nimissä tili on. Meillä oli maksussa työntekijän nimi ja maksu meni vaimon nimissä olevalle tilille. 

Palkat tulivat maksuun ja opin yhtä ja toista erilaisista tavoista maksaa sekä siitä ettei luotettavaltakaan taholta tuleviin tietoihin voi luottaa, koska samoilla sanoilla voidaan tarkoittaa eri asioita. Eli kun SEPA -asioita sovitte ja teille kerrotaan jonkin asian onnistuvan ohjelmistolla, kannattaa kertoa oma tapaus ja kysyä sopiiko se varmasti myös tähän tilanteeseen.

Seuraavatkin palkat on maksettu, se sujui jo paremmin, kun tiesimme mitä emme voi tehdä. Varasimme enemmän aikaa niin että maksut ehtivät perille ajoissa ulkomaanmaksuinakin. Tosin pienten sekaannusten kautta viisi miestä meinasi jäädä ilman palkkaansa ja niitä aloin maksamaan reippaasti pankkiyhteysohjelmallamme, johon tässä välissä oli tälle pankille päivitetty SEPA - maksuominaisuus. Ja yllätys yllätys, ei mennyt läpi. Selvisi ettei ohjelmistotoimittajan edustaja ollut tehnyt kaikkia koodimuutoksia mitä oli tarpeen, se onneksi järjestyi ihan oman atk-tukemme toimilla.

Projekti on ollut pitkä, ensi kuun alussa testaamme miten SEPA -maksut onnistuvat perusmaksuina, täysin luottavainen en vielä ole ennen kun näen rahan siirtyneen tililtä toiselle. Saman me teemme vielä ainakin marraskuussa ja ehkä joulukuussa. Palkanlaskentaohjelmistomme lupaa että puolalaisetkin tilinumerot hyväksytään ohjelmistoon marras-joulukuun vaihteessa päivitettävässä seuraavassa versiossa. Ikävä kyllä en usko ennen kuin näen.

En ole varma muistinko kaikki käänteet, mutta tässä oli oma pieni SEPA -tarinani, jonka tarkoitus on ehkä vähän viihdyttää (itseäkin naurattaa jo jälkeenpäin) mutta myös toimia opetuksena siitä että kaikki asiat kannattaa varmistaa kun puhutaan tietotekniikasta ja SEPAsta joka on monille asia jossa voimme puhua samasta asiasta niin eri termein, tai eri asioista samoilla termeillä.


Toivon kaikille onnea omissa SEPA -projekteissaan 

Riikka