Poliittisten tahojen aika toimia hallinnollisen taakan vähentämiseksi

31.08.2011

Hallinnollinen taakka on vakava yhteiskuntaamme vaivaava vitsaus joka nyt on nostettu puheenaiheeksi. EU edellyttää sen vähentämistä jäsenmailtaan, Suomessa on onneksi tahoja jotka suhtautuvat vakavasti asiaan ja haluavat ylittää EU:n asettamat tavoitteet, niin että Suomen hallinnollinen taakka vähenisi puoleen. Eikä syyttä, sillä hallinnollinen taakka on epäsuotuisa kilpailija innovaatiotoiminnalle. Erilaisissa selvityksissä on korostunut mm. yritysten palkka- ja henkilöstöhallinnon kustannukset (mm. Taloushallintoliiton raportti). TEM:n selvityksen mukaan työnantajana toimimisesta aiheutuu yrityksille yhteensä 5,8 miljardin euron vuosikustannukset. Julkishallinnolla voi olla merkittävä osuus hallinnollisen taakan poistamisessa.

Syksyllä 2010 valtiovarainministeriön Sähköinen asiointi ja demokratia (SADe) -ohjelman tukemana käynnistettiin Tekes-rahoitteinen Fully Integrated Payroll (FIP) -hanke. Tavoitteena on

luoda laajassa yhteistyössä yhteinen palkkakoodisto; käytännössä standardi, joka yhtenäistää käytettyä sanastoa ja sovittaa yhteen erilaiset laskentaperusteet ja -ajanjaksot. FIP-hanke ja SADe-ohjelman Työnantajan palvelukokonaisuus ovat esittäneet poliittisille tahoille palkkalautakunnan perustamista selkeyttämään palkkahallinnon ja -raportoinnin hoitamista jatkossakin.

Mikä Palkkalautakunta olisi ja mitkä olisivat sen tehtävät?

Se ylläpitäisi palkkahallintoon ja -raportointiin liittyviä standardeja (em. FIP-palkkakoodisto), ottaisi kantaa palkanlaskentaan ja -raportointiin liittyviin kysymyksiin, yhtenäistäisi toimintatapoja mm. tuottamalla standardeja ja ohjeistuksia, ohjaisi ja harmonisoisi palkkahallinnon koulutussisältöjä.

Se organisoituisi vastaavasti kuin kirjanpitolautakunta ja tilintarkastuslautakunta. Tärkeää on ymmärtää että sen toimintaan ei kuuluisi työmarkkinajärjestöjen kenttä (TES). Vaikka monet erilaiset työehtosopimukset aiheuttavat hallinnollista taakkaa palkkoja laskevien ammattilaisten työssä ja näin aikaansaavat lisäkustannuksia työnantajille, se on asia johon palkkalautakunta ei tulisi puuttumaan. TES -asiat eivät sellaisenaan kuulu ministeriön tai yleensäkään valtiovallan hoidettavaksi, meillä on oma järjestelmänsä niitä varten.

Voi äkkiä ajatellen olla outo ajatus että hallinnollista taakkaa poistettaisiin perustamalla uusi lautakunta. Kysymyksessä ei kuitenkaan ole asioita pohtiva ja viimein mietintönsä antava komitea, yhtä lausuntoa varten perustettu lautakunta. Kuten yllä on kerrottu se on jatkuvasti aktiivisesti toimiva elin, joka toimisi samaan tapaan kuin esimerkiksi Kirjanpitolautakunta. Se tehtävät toki poikkeaisivat jonkin verran johtuen palkkahallinnon kentän moninaisuudesta puhtaasti taloushallinnon kenttään verrattuna.

Tällä hetkellä palkkahallinto on monen omaisuutta - eikä kenenkään. Siitä puuttuvat yhteiset standardit, ohjeistukset ja toimintatavat. Tämä aiheuttaa päällekkäistä työtä, tapauskohtaista selvittelyjen tarvetta ja epätietoisuutta. Palkkahallinto on taloushallinnon tärkeä on osa-alue, jonka säätely on hajautunut monelle taholle. Siksi palkkahallintoa ja -raportointia on viimeistään nyt kehitettävä mm. yhteisin standardein. Kun mietimme mitä hyötyä palkkahallinnon yhtenäistämisestä olisi yhteiskunnallisesti, voimme purkaa hyödyt katsomalla asiaa kolmesta eri näkökulmasta:

Yrityksen näkökulma:

Lakisääteisesti raportoitavaa on useille eri tahoille: mm. verohallinnolle, Kelalle, TyEL- ja tapaturmavakuuttajille, työttömyyskassoille, EK:lle, Tilastokeskukselle ja ammattiyhdistyksille.

Raportit annetaan erilaisista perusteista ja erilaisilta ajanjaksoilta. Tietojen välittäminen edellyttää nykyään vielä huomattavasti manuaalista työtä. Erään laskelman mukaan työnantaja täyttää peräti 60 erilaista ilmoitusta vuodessa, kuitenkin samaan aikaan raportoinnin on oltava oikeellista: laiminlyönneistä yritykselle aiheutuu taloudellisia sanktioita.

Palkkahallinnon ammattilaisten näkökulma:

Tulevaisuudessa palkkaraportoinnin merkitys kasvaa mm. sisämarkkinoiden avautuessa edelleen. Myös harmaantalouden torjunta synnyttää yhä enemmän raportointivelvoitteita henkilöstö- ja palkkahallinnon ammattilaisille. Palkkahallinnon ja -raportoinnin hoitaminen edellyttää yksityiskohtaista säädösten tuntemista. Valitettavasti palkkahallinnosta kuitenkin puuttuu yhtenäinen kokonaisvaltainen koulutus. Aivan perusasioiden hoitaminen palkkahallinossa on oikeastaan ainut asia mikä voidaan opettaa yhtenävästi. Koska yhtenäistä tapaa toimia ei ole eikä asiaa edistä mikään taho, on yhtenäisten tapojen opettaminen mahdotonta. Sellaista ei voi opettaa mitä ei ole.

Yhteiskunnan kilpailukyvyn näkökulma:

Tavoitetilassa yhtenäisesti toimiva ja säädelty palkkahallinto voidaan automatisoida. Nykyisten rutiinien automatisoiduttua taloushallinnon ammattilaiset ehtivät tarjoamaan yritysjohdolle konsultoivaa ammattiosaamistaan. Edistämällä turhien rutiinien tehokkaampaa hoitamista ja poistamista, voidaan yritysten resursseja vapauttaa hallinnollisen taakan hoitamisesta innovaatioiden kautta kansantalouden kasvattamiseen.

Unohtaa ei saa myöskään neljättä näkökantaa, palkansaajan näkökulmaa. On varmasti jokaisen palkansaajan etu jos työnantajana toimivan yrityksen hallinnollisen taakan aiheuttamat kustannukset vähenevät, kannattavuus paranee ja työpaikat ovat varmemmalla pohjalla. Tylsien rutiinien automatisoinnin jälkeen palkkahallinnon ammattilaiset voivat keskittyä vaativampiin tehtäviin ja pystyvät kehittämään ammattitaitoaan yhä paremmaksi, jolloin työstä tulee motivoivaa. Motivoitunut ja ammattitaitoinen työhönsä tyytyväinen palkkahallinnon ammattilainen on varmasti eduksi jokaiselle palkansaajalle.

Motivoiva, ihmisen luontaista kehittymisen tarvetta tyydyttävä työ parantaa palkkahallinnon ammattilaisen työssäviihtyvyyttä ja vähentään näin varmasti tarvetta henkisiin sairaslomiin tai tarpeseen jäädä eläkkeelle mahdollisimman aikaisin. Automatisoidut rutiinit helpottavat myös palkkahallinnon tietoja vastaanottavien tahojen henkilökunnan työtä, tekevät myös siitä työstä miellyttämän ja motivoivamman. Näin myös heidän työnsä mielekkyys kasvaa ja työssäviihtyvyys paranee.

Olen saanut henkilökohtaisesti olla Suomen Taloushallintoliiton edustajana mukana sekä SADe -ohjelmassa että FIP -projektissa. Edellä kuvatut palkkahallinnon ja sen raportoinnin automatisoinnin hyödyt sekä palkkalautakunnan tarpeen ja tehtävien kuvaus pohjaa sekä SADe -ohjelman että FIP projektin yhdessä laatimaan lausuntoon. Olen lisännyt tähän tekstiin omia mielipiteitäni ja kommenttejani tätä blogikirjoitusta kirjoittaessani.

Toimin Suomen Taloushallintoliiton tilitoimistotarkastajana jossa työssä tapaan vuosittain useita alamme ammattilaisia ja keskustelen heidän kanssaan heidän työstään, tavasta tehdä sitä ja sen mielekkyydestä. Olen ollut jo useamman vuoden mukana TAL-PHT koulutusohjelmassa. Kyseisen vuoden kestävän koulutusohjelman lopulla kurssin suorittavat ammattilaiset tekevät laatimani kuvitteelisen tilitoimiston työstä laaditun case-tehtävän. Tehtävän suorittaa vuosittain noin 40 henkilöä. Luen ja kommentoin nämä kaikki, jonka jälkeen asioista keskustellaan tehtävän purkupäivänä.

Minulla on ilo olla selvillä alamme tilanteesta melko monipuolisesti mitä tulee esimerkiksi palkkahallinnon raportointiin, sen vaateisiin ja turhaan rutiinityöhön. Olen saanut tutustua tähän sekä tilitoimiston palkkahallinnon asiantuntijoiden että raportteja vastaanottavien tahojen näkökulmasta. Oma tilitoimistoni on tarjonnut harjoittelupaikkoja alan opiskelijoille, joten myös aloittelevien palkkahallinnon ihmisten tarpeet ovat minulle tuttuja. Onneksi olemassa on ihmisiä, joiden tietämys palkkahallinnon substanssista on paljon syvällisempää kuin omani. Kokemukseni ja tietoni palkkahallinnonraportoinnista ovat kuitenkin hyvin monipuolisia, ehkä monialaisempaa kuin kenelläkään toisella. Siksi tiedän olevani oikea henkilö puhumaan rutiinien automatisoinnista, työn mielekkyydestä ja henkilösuojan parantamisesta.

Toivon yhteiskunnan ja poliittisten päättäjien olevan valmiita ottamaan askeleen palkkahallinnon sähköistämiseen, turhien rutiinien poistamiseen, käytäntöjen ja termien yhtenäistämiseen kaikkien yhteiseksi eduksi. Vanhaa sanontaa mukaellen, se on pieni askel asiasta päättäville, mutta iso askel koko yhteiskunnalle ja sen kehittymiselle.