Tilitoimiston uupumus

Uupumus voi olla yleistä väsyneisyyttä, mutta se voi olla myös niin vakavaa että se muuttuu sairaudeksi. Mutta yksi yhteinen asia on joka ainoalla tapauksella. Ne on otettava vakavasti.

Tilitoimistossa työskentelee tunnollisia ihmisiä. Asiat halutaan hoitaa oikein ja ajallaan. Joskus se ei onnistu. Syitä voi olla monia. Joskus on niin paljon tekemistä uusien asioiden, lakien, ohjelmistojen tai tilitoimistossa tapahtuvien muutosten vuoksi. Se voi tuntua liian raskaalta ja uupumus iskee. Koska tilitoimiston ihmiset ovat niin tunnollisia, he usein yrittävät vielä uupuneinakin, mikä ei pääosin johda mihinkään muuhun kuin huonompaan lopputulokseen. Työt jäävät entistä enemmän jälkeen, työn laatu heikkenee, asiakkaat ovat tyytymättömiä, verottaja muistaa sanktioilla - hetkessä ennestään uupuneen ihmisen näkökulmasta kaikki kaatuu päälle.

Käytän tässä kirjoituksessa pääosin Pixabay -kuvapalvelun kuvia ja olen iloinen siitä. Iloinen sen takia että minulla ei ole omakohtaisia kuvia aiheesta. Toki olen joskus uupunut, mutta pitkiin aikoihin en ole ollut uupunut muutoin kuin fyysisesti. On luonnollista että kun ikää on enemmän kuin kaksi kertaa 25, niin joskus väsyttää. Kun työhön liittyy matkustamista ja paljon istumista, se väsyttää. Mutta väsymys on hoidettavissa nukkumalla. Ja silloin kun väsyttää, on oikeasti nukuttava. "Kuolema kuittaa univelat" on sanonta jota noudattamalla saattaa saavuttaa sen kuittauksen melko nopeastikin. Sitä en siis suosittele kenellekään. Itse olen aamuvirkku, mutta pyrin menemään iltaisin ajoissa nukkumaan. Joskus kun se ei ole mahdollista, huomaan kerryttäneeni univelkaa, se on sellainen velka jonka maksan pois heti kun mahdollista.

Kuten aluksi totesin, tilitoimistossa työskentelevät ihmiset ovat tunnollisia ja tarkkoja. Tunnen huomattavan määrän Suomessa toimivien tilitoimistojen henkilökuntaa, he todella haluavat kaiken aina olevan oikein ja ajallaan. Siksi on enemmän kuin huolestuttavaa se millaisia asioita olen kuullut lähipäivinä. 

Siinä vaiheessa kun oheisen kuvan vitsi alkaa muuttua todelliseksi tilitoimistoihmisen mielessä ja hän kokee että kukaan ei ymmärrä ja kaikki ovat jotenkin rasittavia, ollaan usein siinä vaiheessa että seuraava askel on valitettavasti se, kun ne työt jäävät tekemättä.

Olen viimeisen viiden vuoden aikana käyttänyt paljon aikaa tapaukseen jossa kirjanpitäjä törkeästi käytti asiakkaan luottamusta hyväkseen ja vei häneltä rahaa huomattavia summia. Nyt kuulin juuri myös tapauksesta jossa kirjanpitäjä oli keksinyt oivan vedätyksen OmaVeron kautta, jolloin hänen asiakkaille ilmoittamansa liian suuren arvonlisäverot näppärästi palautuivat verottajan kautta hänen omalle tililleen. Mutta nämä tapaukset ovat eri juttuja, niissä ei ole kysymys väsymisestä tai välinpitämättömyydestä vaan rikollisuudesta. 

Olen saanut kohdata, tai oikeastaan, joutunut kohtaamaan työelämässäni tilanteita, joissa kirjanpitäjän ei olisi alunperinkään tullut ryhtyä kirjanpitäjäksi. Hän joko ei pidä työstään ja sen vuoksi tekee sitä huolimattomasti, tai hän ei pidä asiakkaista, tai oikeammin sanottuna hän ei välitä heistä. Silloin tulee ikävää jälkeä. Kaikki voi mennä ihan hyvin pitkänkin aikaa, mutta jossain kohdin yleensä hommat menevät pieleen ja asiakas kärsii.  Käsittämätön tilanne on se että asiakas toimittaa aineiston, mutta ei koskaan tiedä milloin se on valmis, vaan käy OmaVerossa katsomassa joko olisi tiedossa arvonlisäveron summa, jotta voisi sen maksaa.

 
Ja se tulee sinne sitten kun tulee, ilmoituksen viimeisellä jättöpäivällä ei tunnu olevan mitään merkitystä kirjanpitäjälle. Tai kun asiakas kysyy voisiko ennakkojen riittävyyttä vähän tarkastella, kirjanpitäjä toteaa että totta kai voi. Mutta ei tee sitä ja asiakas saa isohkot täydennysverot, joita ei pysty maksamaan eräpäivinä. Totta kai voidaan ajatella että jokaisen pitäisi pystyä seuraamaan, ymmärtämään ja vaatimaan kirjanpitäjältä jos kerran on yrittäjäksi ryhtynyt. Niin sitä tietysti voi ajatella. Mutta kun asia vaan ei ole niin. Ei kai voida ajatella että jokaisen joka ei ymmärrä yritystoiminnan taloushallintoa ja verotusta riittävästi voidakseen valvoa kirjanpitäjäänsä, pitäisi lopettaa yrittäminen? Suomessa olisi aika paljon vähemmän yrityksiä. Itse koen että jos kirjanpitäjä toimii näin, hänen pitäisi olla jossain muussa työssä. Mutta nämä kirjanpitäjät eivät ole nyt niitä joista tässä kirjoituksessa lähdin kertomaan. Eivät ole sen vuoksi, että he eivät koe uupumusta ainakaan samoista syistä kuin ne tunnolliset ihmiset.
Tunnollisia voi ehkä auttaa, luonnevikaisia ei niinkään.

Olen lähiviikkoina kuullut paljon tapauksista, joissa yksinkertaisesti asiat jäävät vaan hoitamatta. Aikaisemmin ei ole ollut mitään ongelmia, mutta nyt kaikki on alkanut mennä ikävästi. Ensin tavoitettavuus heikentyi, eikä kirjanpitäjä vastaa puhelimeen ja sähköposteihinkin pitkällä viiveellä. Se toki alkaa olla inhimillisesti ymmärrettävää siinä kohdin kun töitä jää tekemättä. Verottaja muistuttaa tekemättömistä ilmoituksista eivätkä palkat tule hoidetuksi. Lopulta yhteys katkeaa kokonaan. Yrittäjä on vaikeassa tilanteessa. Vaikka hän etsii uuden tilitoimiston, hänellä on vaikeuksia saada aineistoa pois kun hän ei saa ketään kiinni. Miten hän saisi kerrottua ettei halua enää mitään muuta kuin omat aineistonsa pois.

Mistä nyt on kysymys? Arvaan että moni ajattelee nyt sitä miten kova on ollut viimeinen vuosi, tai oikeammin jo lähes kaksi vuotta tilitoimistoissa, kun olemme saaneet "iloksemme" Rahanpesulain velvoitteet, ah niin ihanan Tietosuoja-asetuksen ja muiden muutosten jatkoksi Tulorekisterin. Toki tällä on vaikutusta, sitä ei voi kiistää. Muttei se kaikkea selitä. Olen huolestuneena seurannut monien kommentteja siitä miten väsyneitä he ovat ja miten tekisi mieli vaihtaa alaa. Mutta ne ihmiset jotka vielä osaavat sen tunteen purkaa vaikkapa vertaistukena toimivassa Facebook ryhmässä, eivät ole suurimman uhan alla. He osaavat kertoa, he saavat tsemppausta ja ehkä apuakin ryhmästä.

Niin kauan kuin ylläolevan kaltaiset tekstit kulkevat kirjanpitäjältä toiselle sisäpiirin vitseinä ja näille jaksaa nauraa, asiat eivät todennäköisesti ole niin pahassa tilassa, etteivätkö ne meneillään olevan tilinpäätösajan jälkeen hiljalleen taas palaisi ennalleen.

Edelleen kuitenkin mietin sitä miksi tilitoimistoihmiset uupuvat?
Jätetään pois nyt GDPR ja Tulorekisteri. Jätetään ne sen vuoksi pois, että tiedän nyt jo useamman tapauksen jossa uupumus on iskenyt rajusti muuttuen masennukseksi, mutta kyseiset tilitoimistojen tämän hetken paineita aiheuttavat rasitteet eivät ole syynä. Eivät ole sen vuoksi, ettei palkanlaskentaa ole juuri nimeksikään, eikä itseasiassa kovin paljon ole otettu stressiä tietosuojastakaan. Tilinpäätöskausi alkoi, mutta sekään ei selitä jo kuukausia vaivanneita uupumuksen oireita. Jostain muualta tulee paineita, jotka nyt ovat liian kovia osalle.

Olen onnekseni ihminen joka ei stressaa asioista, kun vaan saan riittävästi unta ja ruokaa, niin asiat rullaavat, vaikka olisi vaikeaakin.  

Olen yrittänyt auttaa mahdollisimman monia ihan suorilla neuvoilla asioihin, mutta myös vinkeillä siitä miten olen itse saanut jonkun asian toimimaan, toki sekin on asia joka voi lisätä jonkun stressiä jos kuulee jonkun toisen selviävän ilman stressiä... 

Kaikille jotka ovat jostain omista kommenteistani tai kirjoituksistani ajatelleet että minulle kaikki on helppoa, voin lohduttaa, ei ole. Nyt on helpompaa kuin joskus oli, mutta kyllä niitä kaikenlaisia asioita aina tulee. Olen vaan onnekseni ihminen joka ei stressaa asioista, kun vaan saan riittävästi unta ja ruokaa, niin asiat rullaavat, vaikka olisi vaikeaakin. Toki minua auttaa tässä ihan super paljon se että perheasiat ovat kunnossa ja oma aviomieheni on aina tukenut minua kaikessa. Mutta minulta taitaa puuttua jotain mikä tuottaa stressihormonia, toivon mukaan joskus ei kaikki rysähdä kerralla, kun nyt ei ole paineita.

Kun olen juuri Tulorekisteriasioissa käyttänyt aikaani, paitsi koulutuskiertueella tai tekemällä oman koulutukseni aiheesta, myös kirjoittelemalla vastauksia kysymyksiin eri Facebookryhmissä tajusin yhden asian, josta tässä voi olla kysymys. Se tuli mieleeni siitä kun jossain kohdin katsoin että olen viettänyt aikaa noissa ryhmissä ihan vain Tulorekisterin vuoksi keskimäärin 1-2 työpäivän tunnit per viikko. Tätä katsoin siinä kohdin kun huomasin omien töideni jäävän jälkeen ja mietin syytä siihen. Ratkaisin omalta osaltani asian sulkemalla Facebookin päivän ajaksi. En ole aktiivisesti pitänyt sitä auki jatkuvasti vaan käynyt kerran tai kaksi päivässä katsomassa onko jotain oikeasti akuuttia. Ja nämäkin kerrat yleensä ovat olleet aikaa jolloin olen matkustanut tai kun muutoin on ollut menossa hetki jolloin ei töitä voisi muutoinkaan tehdä. Koska ajastan erilaisia julkaisuja sekä Instagramiin että Facebookiin, ne ovat siellä pyörineet käytännössä itsekseen antaen edelleen aktiivisen kuvan minusta. Pikkuhiljaa kiireeni on helpottamassa ja olen ihan oikeasti palailemassa myös someen. Mutta tämä sai minut miettimään ja tajusin yhden asian. Ja jos nyt luulet hyvä lukijani että aion syyttää tilitoimistoihmisiä siitä että he roikkuvat somessa töiden sijaan, olet täysin väärässä. Vaikka oma oivallukseni liittyi omaan Facebookin käyttööni, niin kokonaisuus liittyy rahaan.

Oma tilanteeni johtui siis siitä että en tehnyt tasaisesti työtä ja se olikin melko helppo korjata. Ja koska toimintani on pientä, ei minulle tule isoja laskujakaan. Mutta tiedän omasta kokemuksestani menneiltä vuosilta sen tunteen kun laskuja on paljon paljon enemmän kuin rahaa tilillä tai edes myyntisaatavia. Ja kun saatavistakin usein osa voi olla sellaisia että saa jos saa, usein käy niin ettei saa. Olen ollut siinä tilanteessa aikanaan kun yrityksessäni oli ihmisiä joiden työpanos ei tuottanut ja jotka lähtiessään jättivät minut selviämään kiinteistä kuluista, jotka olivat toiminnan uuteen laajuuteen suhteutettuna järkyttävän suuria. No se on yrittäjän riskiä ja sen vuoksi nykyisin teen yksin. Yksin toimiessa on omat riskinsä, mutta ne ovat hoidettavissa. Muistutankin tässä kohdin kaikkia tilitoimistotoimintaan yksin harjoittavia: huolehtikaa siitä että teillä on varahenkilö(t) jo(t)ka voi(vat) auttaa jos ette itse pysty jostain syystä tekemään asiakastöitänne.

Raha on yleinen uupumuksen aihe - silloin kun sitä ei ole riittävästi. Joissakin tilitoimistoissa uusin tietotekniikka ja sen tarjoamat mahdollisuudet ovat sotkeneet tilanteen kun sitä ei ole osattu huomioida hinnoittelussa. Luonnollisesti tämä syy uupumukseen on vain tilitoimistoyrittäjällä. Tai oikeastaan se voi vaikuttaa työntekijöihinkin, joko niin että yrittäjän apea fiilis tarttuu tai sitten niin ettei yrittäjällä ole varaa maksaa palkkaa jolla työntekijä tulisi kunnolla toimeen.

Sekä se että tuntihinta on liian alhainen että se ettei kaikkea laskuteta on korjattavissa samalla. Helppoa se ei ole, eihän mikään hinnoitteluun ja laskutukseen liittyvä muutos ole helppoa. Mutta se on sen arvoista. Jos ongelma on tuntihinnan liian alhainen taso, ongelman korjaaminen voi kestää kauemmin, riippuen siitä miten pieni se on. 

Talouden tervehdyttäminen tilitoimistossa lähtee siitä että ihan ensin tehdään kulubudjetti. Tiedän - budjettia ei tulisi tehdä kulut edellä, mutta olen testannut tämän, joten tiedän tästä aika paljon.

Kirjataan vaikka Exceliin kaikki kulut henkilökunnan palkkoja ja sosiaalikuluja lukuun ottamatta. Jos kirjanpidosta saat tuloslaskelman näppärästi siirrettyä siitä saat hyvän pohjan. Siinä kohdin voi käydä läpi kuluja myös siinä mielessä, ovatko kaikki tarpeellisia. Onko jotain jota voisi jättää pois?

Sen jälkeen katsotaan miten paljon työntekijällä on mahdollisuus tehdä työtä josta laskuttaa. Mikä on päivittäinen työaika kun tauot on vähennetty. Sitten pois lomat ja mukaan muutama sairauslomapäivä sekä koulutuspäivät.
Niin että saadaan se ihan aito oikea työaika.
Sen jälkeen esiin ne kulut jotka on mietitty ja tarkistettu. Tämä kulumäärä + tilitoimistoyrittäjän oma kate jaetaan tuolla tuntimäärällä. Siinä on yleiskulujen osuus laskutushinnasta. Sen jälkeen jokaiselle henkilölle oma lisänsä sen mukaan mikä on hänen palkkansa + sosiaalikulunsa. Toki jos palkoissa ei ole isoja eroja, voi ne ottaa mukaan tuohon koko kulumäärään ja laskea saman hinnan jokaiselle. Nyt sinulla on selvillä hinta jolla tehty työ tuottaa yritykselle sen tuloksen mitä olet määritellyt laskelmallasi. On hyvä laskea myös sama hinta ilman tuota katetta, niin tiedät mikä on se hinta jolla voidaan tehdä niin että kyseessä on omakustannushinta, ettei vahingossa lipsuta miinuskatteisiin tunteihin - niitä tulee aina, mutta ne on tiedostettava.

On hyvä laskea myös sama hinta ilman tuota katetta, niin tiedät mikä on se hinta jolla voidaan tehdä niin että kyseessä on omakustannushinta, ettei vahingossa lipsuta miinuskatteisiin tunteihin - niitä tulee aina, mutta ne on tiedostettava.

Vaikka lasket tilitoimistollesi tuntihinnan, sen ei tarvitse tarkoittaa, että laskuttaisit tunteja asiakkaalta, riittää että tiedät kauanko työhön menee ja mitä siitä laskutat - hinnan pitäisi pysyä minimissään tuossa jonka laskit. Työajan seurannassa auttaa jos voit hankkia jonkun ohjelman siihen mutta se onnistuu kyllä kohtuullisella vaivannäöllä ihan Excelilläkin. Tärkeintä että tiedät.

Moni ajattelee että jos haluaa laskuttaa tunteja ei voi laittaa tuntihinnaksi sitä mitä tuo laskutoimitus tuottaa. Tai että vaikka on näin tehnyt niin silti katteet ovat surkeat. Jokin mättää. Tässä pitää ottaa huomioon se että kun lasket tunteja jotka ovat laskutuskelpoisia per vuosi, sinun on otettava rehellisesti huomioon se miten paljon henkilökuntasi tekee työtä. Ja kun olet laskenut sen kohtuullisesti, sinun on saatava henkilökuntasi - ja myös itsesi, ymmärtämään että se tuntimäärä pitäisi myös laskuttaa.
Jos työtä ei ole riittävästi, pitää työpäivien pituutta lyhentää

Tämä tarkoittaa sitä että kaikki pitää laskuttaa. Jos nyt ajattelet että ei voi kaikkea laskuttaa asiakkaalta kun se tulee kalliiksi. Mutta tämän idea on juuri se, että kun kaikki oikeasti asiakkaan hyväksi tehty työ laskutetaan, ei tuntihinnan tarvitse olla niin korkea että päätä huimaa, koska kaikki työ oikeasti laskutetaan. Se on myös reilua ja tasavertaista asiakkaita kohtaan. Eihän ole oikein että se, joka osaa käyttää asiantuntemustanne kysyen joka kuukausi kaikenlaisia kysymyksiä, maksaisi palveluistanne saman kuin vastaavan kokoisen kirjanpitoaineiston tuova asiakas joka ei koskaan vie aikaanne muissa asioissa.

En ole itse ottanut pitkiin aikoihin uusia kirjanpitoasiakkaita, mutta nyt olen joustanut tästä tilanteesta vuoden aikana neljä kertaa. Kaksi sen takia että kirjanpitäjää ei oikein ole kiinnostanut kyseinen asiakas, vastauksia on tullut kyllä silloin tällöin, mutta työt on hoidettu vähän niin ja näin. Kaksi sen takia että yhteys kirjanpitäjään on katkennut kokonaan. Uusimmassa tapauksessa on vielä epäselvää miten aineisto saadaan pois, kun yhteyttä ei ole. 

Pahinta on se kun tilitoimisto pettää sen kaikkein pyhimmän: Asiakkaan luottamuksen

Kaikki nämä yritykset ovat olleet kohtuullisen pieniä niin että olen voinut ne ottaa hoidettavakseni. Kaksi heistä sanoi kyselleensä monesta paikasta, mutta aina vastauksena on ollut jonkun toisen tilitoimiston nimi, kun itse ei ehditä tehdä. Minä kyllä ehdin tehdä, kysymys minun kohdallani on siitä miten ison osan työajastani haluan tehdä tilitoimistotyötä ja minkä ajan muuta. Mutta koska minua harmittaa aina se tilanne kun tilitoimisto on pettänyt sen kaikken tärkeimmän: asiakkaan luottamuksen, olen nämä asiakkaat ottanut hoidettavakseni.

Jos fiiliksesi työssä on ylläolevien kaltainen, tuntuu ettei ole kuin käyrää ylös ja alas tai että olet ihan yksin ja ulkopuolisena katsot kun kaikki muut vaan mennä viilettävät ohitse etkä saa mistään otetta, hanki itsellesi apua ettei tilanteesi muutu allaolevaksi.

Tiedän että on helppo sanoa: "Hanki apua" eikä ollenkaan niin helppoa toteuttaa sitä.
Olenkin tätä asiaa miettinyt kovasti ja päättänyt tehdä asialle jotain.

Jos tarvitset apua oman tilitoimistosi kannattavuuden laskentaan tai sparrausta siihen miten tehostaa toimintoja laadun kärsimättä, tai muuten vaan keskusteluapua tilitoimistosi kehittämiseen, ota yhteyttä, katsotaan miten voin auttaa sinua. Vaikka kuvassa peitellään, niin en ehkä ihan peittelemään tule, mutta uskon voivani auttaa monella tavalla

En tiedä auttaako tämä, mutta mitään ei ainakaan auta se ettei mitään yritä.

Huolehtivin ajatuksin viikon vaihteeseen!

Riikka