Tilitoimistosta Taloushallinnon palvelukeskukseksi - mitä mieltä sinä olet?
Tänä päivänä tilitoimistoala näyttää lukujen valossa:
Alan liikevaihto 1 mrd € ja kasvaa vuosittain 2-3%, kate ei ole kovin iso, mutta voi johtua osittain myös siitä, että liikevaihdossa on tavallaan läpilaskutuksena ohjelmistotalojen veloituksia. Trendi on ollut jo jonkin aikaa se, että isot toimistot ostavat pienempiä toimistoja. Tilitoimistot työllistävät nyt noin 12000 henkilöä, automaatio on tulossa alalle hyvää vauhtia - millaiseksi muuttuvat työtehtävät?
Ne eivät varmasti vähene, mutta muuttuvat varmasti.
Tulevaisuus
Mitä tilitoimistoala on huomenna ja sen jälkeen? Vaihtoehtoja on monta. Onko niin että ohjelmistotalot ohittavat tilitoimistot ja myyvät ratkaisunsa suoraan yrityksille? Uskotko että näin tulee käymään entistä laajemmin ja myös pk-yritysten kanssa? Vai syntyykö vastapainoksi isoille yrityksille pieniä, yhden tai kahden hengen yrityksiä alalle? Monet nuoret haluavat olla itsenäisiä ja päättää itse omista asioistaan ennen kuin olla isojen toimijoiden osana.
Onko niin että kun toimistot ovat isoja, niissä on monenlaista osaamista ja syvempää osaamista vaativat tehtävät mahdollistavat myös korkeamman tuntihinnan laskuttamisen näistä palveluista? Nouseeko alan hintataso tätä myötä, mitä mieltä olet?
Kirjanpitäjän rooli
Kirjanpitäjän tulee edelleen kuitenkin muistaa olevansa se joka auttaa asiakkaansa yritystä saavuttamaan hyvän taloudellisen tilan ja mahdollistaa neuvoillaan yrittäjän vaurastumisen mahdollisuuksien mukaan. Kun kirjanpitäjä toimii hyvin, hän synkronoi tekemisensä yrittäjän vuosikelloa peilaten ja hyödyntää erilaisia ohjelmia ja työkaluja voidakseen luoda asiakkaalleen lisäarvoa.
Se että kirjanpito on valmiina oikein ja ajallaan on jo itsestäänselvyys, tietotekniikka mahdollistaa sen automatisoinnin asiakkaasta riippuen hyvinkin pitkälle. Kaikki lakisääteinen kirjanpito, raportit ja maksut verohallinnolle on mahdollista käytännössä automatisoida, palkanlaskennankin rutiinit hoituvat pitkälle automatiikalla. Mutta apua yrittäjä tarvitsee yrityksen lukujen valossa pohdintaan. Apua pitkän aikavälin kehittämiselle. Tähän apuna on budjetointi ja välitilinpäätökset, joissa budjettia verrataan ja oikaistaan tulevaa mennen perusteella. Kirjanpitäjä auttaa vuosibudjetin laadinnassa ja tavoitteiden asettamisessa verosuunnittelua unohtamatta. Tilikauden päätyttyä tilinpäätösanalyysikin voi olla hyödyllinen johtamisen apuväline, vaikka siinä katsotaankin taaksepäin.
Mitä enemmän rutiineja voidaan automatisoida, sitä enemmän aikaa kirjanpitäjällä riittää yritystoiminnan raportointiin ja neuvontaan, kuten kassavirtalaskelmiin ja avainlukujen analysointiin. Hän voi hoitaa tarvittaessa myös erilaisia neuvonantoprojekteja, kuten esimerkiksi sukupolvenvaihdokset ja yritysjärjestelyt. Tämä kuitenkin edellyttää sitä, että asiakas ymmärtää kirjanpitäjän arvon yritystoiminnan johtamisen apuna ja on valmis maksamaan näistä palveluista. Näin kirjanpitäjällä on mahdollisuus varata rutiinien automatisoinnista säästynyt aika yritykselle ja sen kehittämiselle ilman että hänen pitää ottaa säästyneen ajan puitteissa lisää asiakkaita. Uskotko että tulevaisuudessa asiakkaat ymmärtävät tämän palvelun arvon ja ovat valmiit maksamaan siitä?
Henkilöstöhallinto tilitoimiston palveluna
Tilitoimisto voi auttaa yritystä myös tarjoamalla palkanlaskennan rutiinitöiden lisäksi henkilöstöhallinnon palveluita. Lakisääteisen palkanlaskennan automatisointi tarjoaa palkkahallinnon asiantuntijalle mahdollisuuden osallistua sairauspoissaolojen, työajan ja ylitöiden seurantaan unohtamatta loma-ajan seurantaa tai muita vapaa-ajan poissaolojen seurantatehtäviä. Hän voi myös tarjota apuaan lomautusten keston seurantaan ja suunnitteluun.
Pidemmälle omaa ammattiosaamistaan kehittäneet henkilöstöhallinnon asiantuntijat tilitoimistoissa voivat auttaa myös työoikeus- ja sopimusasioissa, miettiä erilaisia koulutus- ja kehityssuunnitelmia, palkkamalleja tai auttaa irtisanomisprojekteissa tai vaikkapa YT-neuvotteluissa. Tilitoimistoissa työskentelee ihmisiä, joiden osaaminen on hyvinkin laajaa, kun heidän kanssaan keskustelee henkilöstöhallinnon asioista. Heillä on lisäksi halua ja kykyä kehittää osaamistaan entisestään, jos asiakkailla on näitä tarpeita.
Tilitoimistojen työ muuttuu
Kaiken kaikkiaan tilitoimistossa työskentelevän työ ei lopu, mutta se muuttuu. Kun itse aloitin 30 vuotta sitten, oli tilitoimisto työympäristönä aivan toisenlainen. Se on ollut sitä vielä ihan lähiaikoinakin, monissa paikoin on edelleen. Nyt ja menneisyydessä hyvä kirjanpitäjä ja palkanlaskija on luonteeltaan hyvin numero-orientoinut ja hänen kykynsä keskittyä yksityiskohtiin on käsittämättömän hyvä. Kirjaussäännöt ja niiden soveltaminen ovat hyvin hallinnassa, hän osaa analysoida tapahtunutta uskomattoman tarkasti oikein.
Mutta näillä ominaisuuksilla ei ole enää niin kovin kysyntää tulevaisuuden tilitoimistossa, joissakin tämä tulevaisuus alkaa olla totta jo nyt, tänä päivänä. Hyvä kirjanpitäjä tai palkanlaskija on muuttunut asiakaspalvelijaksi, johon tarvitaan aivan erilaista kykyä, on kyettävä näkemään kokonaisuuksia ja ymmärrettävä numeroiden sijaan asiakasta. Liiketoimintaympäristö on hallittava ainakin riittävällä tasolla, on osattava käyttää hyväksi tietoa yrityksen menneestä sekä ympäristöstä ja ennustettava tulevaa.
Mikään ei ole niin helppoa kuin menneen ennustaminen, mutta nyt meidän tulisi kyetä ennustamaan myös tulevaa. Oltava asiakkaamme apuna. Nähtävä liiketoiminta myös hänen näkökulmastaan ja autettava niillä tiedoilla ja taidoilla joita meillä on. Ja niitä meillä on paljon. On vain uskallettava murtautua entisistä kaavoista ja tarjottava apua asiakkaalle yrityksen toiminnan kehittämisessä.
Hoidan itse melko pieniä yrityksiä, mutta yritän tarjota apuani aina kun näen sen mahdolliseksi. Totta kai asiakkaan on yrityksiä jotka eivät tarvitse neuvojani, koska heidän liiketoimintansa on sellaista, että se toimii hyvin vuosi toisensa jälkeen samanlaisena - joissakin toimialoissa sekin on mahdollista. Mutta suurin osa toimialoista kehittyy ja kilpailu kiristyy. Siinä tilitoimiston apu on korvaamatonta. Uskaltakaamme vain tarjota sitä!
Tilitoimiston rooli ohjelmistohankinnoissa
Toinen asia johon tilitoimiston kannattaa ottaa aktiivinen rooli on asiakkaan ohjelmistohankinnat. Kun asiakas siirtyy käyttämään ohjelmistoa, jolla seurataan tuotantoa tai työaikaa, on hyvä olla hereillä. Se että laskutus ja ostolaskujen kierrätysjärjestelmät sopivat yhteen tilitoimiston ohjelmistojen kanssa, alkaa olla jo itsestäänselvyys, mutta myös muiden ohjelmistojen kanssa tulisi olla valppaana. Kun kaikki yhteensovitetaan kokonaiskustannus laskee, toiminta on tehokasta ja aikaa vapautuu muuhun - siihen mikä oikeasti auttaa yritystä kehittymään ja pärjäämään markkinoilla. Näin voidaan myös rakentaa järkevä järjestelmä jossa kontrollit toimivat niin että aina joku huomaa, jos osassa ketjua on tapahtunut poikkeama.
Tilitoimiston henkilökunta osaa myös useimmiten helpommin keskustella "samaa kieltä" ohjelmiston toimittavan yrityksen kanssa. Jotta tilitoimisto tietää milloin asiakas on hankkimassa uusia järjestelmiä ja mitä hän niiltä odottaa ja mitä tarvitsee, on tilitoimiston oltava perillä asiakkaansa toiminnasta. Kokonaisprosessin onnistumiseksi on tärkeää, että taloushallinnon asiantuntijan ja asiakasyrityksen henkilöiden välillä on luottamukselliset välit. Asiakkaan on koettava, että tilitoimisto ja hänen oma yhteyshenkilönsä on aidosti kiinnostunut siitä mitä yritys tekee ja miten sillä menee, mitä se haluaa tehdä ja mitä olla tulevaisuudessa.
Apua kehittämiseen
On tutkittu ja yllättävästi todettu että hyvin harva työntekijä, esimies tai jopa johtaja tietää mihin suuntaan yritys oikeasti on menossa. Tässä on se kohta, jossa taloushallinnon asiantuntijan tulee astua kuvaan. Yleensä yrityksen liiketoiminnan kehittäminen ei ole helppoa, liikkeellelähtö on hidasta ja työlästä kun ei oikein tiedetä mistä aloittaa, on vaikea päättää mikä olisi se ykkösjuttu jota pitäisi kehittää. Henkilöstöä ei monessa yrityksessä saada kunnolla mukaan, yritetään kehittää vähän kaikkea ja kehitystyö kaatuu omaan mahdottomuuteensa, nekin joita kehittäminen ensin kiinnosti, kyllästyvät.
Siksi tilitoimiston on nyt ja entistä enemmän tulevaisuudessa, satsattava liiketoiminnan kehittämisen ja sen jalkauttamisen osaamiseen. Näitä taitoja on taloushallinnon ihmisten kehitettävä itsessään entistä enemmän ja pidemmälle. Tilitoimiston on oman osaamisensa lisäksi helppo tarjota asiakkaalle myös kehittämiseen tarvittavat työkalut ja joustavat resurssit. Tilitoimiston tulisi kehittää omaa palvelukonseptiaan tulevaa varten, niin että se tietää asiakkaidensa pidemmän ajanjakson tavoitteet ja jos asiakas ei ole niitä itse ajatellut, herätellä ajattelemaan ja suunnittelemaan.
Tilitoimiston on hyvä myös ymmärtää mitä on asiakkaan tosiasiallinen liiketoiminta, mitä se myy? Ja yhtä tärkeää on miettiä ja ymmärtää mikä tai mitkä ovat asiakkaan tulevaisuuden kehittämisen painopisteet. Kun nämä asiat ovat tilitoimistossa tiedostettu, on sillä mahdollisuus tarjota omia palvelujaan asiakkaalle, noudattaen samalla asiakkaan vuosikelloa palvelujen tarjoamisessa. Mielenkiintoista on se, että kun tilitoimisto lisää omiin palveluihinsa asiakasneuvontaa ja tarjoaa yrityksen kehittämisen palveluita, se samalla tuo omaan liikevaihtoonsa lisäystä ja kehittää omaa toimintaansa!
Tilitoimistolla on etulyöntiasema konsultteihin verrattuna
Moneen muuhun yrityksen toiminnan kehittämisen tähtääviä palveluja tarjoaviin tahoihin verrattuna tilitoimistolla on etulyöntiasema. Me tilitoimistossa tunnemme jo asiakkaamme, meillä on asiakasyrityksen luvut halussa ja suhde asiakkaaseen on luottamuksellinen. Taloushallintoliiton nykyinen toimitusjohtaja, Antti Soro usein muistuttaa puheessaan siitä miten erikoisessa, positiivisella tavalla ainutlaatuisessa asemassa tilitoimistot ovat. Jos konsultti ottaa yhteyttä asiakkaaseen, menee aikaa ennen kuin tämä on tutustunut kaikkeen mitä yrityksestä tulisi tietää ja hän joutuukin usein tekemään työnsä vajailla tiedoilla, osin tietämättä sitä. Hänen on luotava suhde alusta. Kuten Antti sanoo, yritys ei aina halua edes vastata puhelimeen, mutta tilitoimiston soittoon tämä vastaa aina. Miksi silti niin usein konsultit saavat kehittämisprojektit joissa tilitoimistot sitten toimivat vain lukujen toimittajina? Onko sinulla jotain ajatuksia miksi?
Se kehitämmekö toimintaamme taloushallinnon alalla, on pitkälti kiinni meistä itsestämme.
Toki aivan varmasti perinteisellä tilitoimistolla, jopa sillä joka tekee kirjanpidon alusta asti paperilla, on vielä useita vuosia kysyntää, ainakin pienemmillä paikkakunnilla. Jos tilitoimiston omistajatahon suunnitelmissa on luopua koko toiminnasta muutaman vuoden kuluessa, heidän ei tarvitse miettiä tätä asiaa. Mutta isolla osalla tilitoimistoja on nyt edessä tilanne jossa pitää sanoista siirtyä tekoihin. On aika muuttua taloushallinnon palvelukeskuksiksi - itse olen omaa tilitoimistotoimintaani jo pitkään kutsunut sillä nimellä. Teen lakisääteistä palvelua niille, joille se on se mitä he haluavat. Mutta kaikki ne asiakkaani jotka haluavat hyötyä siitä valtavasta määrästä tietoa jota minulla on ja jota olen valmis heidän hyväkseen käyttämään, saavat minulta palvelua jossa "sotkeudun" pitkällekin heidän yritystoimintaansa. Koen taloushallinnon työssä motivoivaksi juuri sen, että asiakas tarvitsee minua ja osaamistani.
Miten sinä näet tulevaisuuden, mitä haluat tehdä, missä työskennellä?
Millaisessa taloushallintopalveluja tarjoavassa yrityksessä itse haluat työskennellä tulevaisuudessa? Näetkö että sinulla olisi mahdollisuus ja kiinnostusta entistä enemmän tulevaisuudessa keskittyä neuvomaan asiakkaittasi? Vai haluatko tehdä perinteisesti taloushallintoa niin kauan kuin mahdollista? Siinäkään ei ole mitään häpeämistä, emme me kaikki tykkää samoista asioista.
Entä haluatko työskennellä pienessä yksikössä vai olla osa jotain isompaa? Millaiseksi sinä uskot taloushallinnon tulevaisuuden muodostuvan ja missä osassa haluat siinä olla?
Koko alan tulevaisuutta miettien
Riikka
ps.
Haluatko lukea tai kuulla ajatuksiani aina kun niitä julkaisen?
Kirjoitan tänne monenlaisia kirjoituksia, yrityselämästä, tilitoimistosta, kursseista ja tapahtumista, jos haluat saada tiedon kun olen julkaissut uudet kirjoituksen, klikkaile itsesi lukijaksi.
Julkaisen myös erilaisia linkkejä muiden kirjoituksiin ja tekemiäni videoklippejä saman tyyppisistä aiheista Facebookissa nimellä Taloushallinnon asiantuntija Riikka Lehtinen, tykkäämällä sivusta saat tiedon linkkaamistani asioista
Teen videoita ajankohtaisista talous- ja palkkahallinnon asioista tai muuten vaan yrittämiseen liittyvistä jutuista tai käydyistä koulutuksista, ne löytyvät myös YouTubesta nimellä Riikka Lehtinen, voit tilata kanavani, niin näet aina uusimmat päivitykseni heti