Vastaatko sähköposteihisi?

10.08.2016

Kun saat sähköpostia työssäsi miten nopeasti vastaan postiin? Vai vastaatko ollenkaan? Monella se varmasti riippuu paljon siitä millaista postia saa. Olen saanut yrittäjänä monenlaista sähköpostia, mutta myös lähettänyt. Sähköpostitulva on nykypäivänä jo lähes ähkyä ja helposti joku tärkeäkin viesti voi jäädä hetkeksi huomaamatta. Siksi on ymmärrettävää, että moni on väsynyt vastailemaan posteihin. Omien kokemusteni pohjalta pohdin tätä asiaa vähän eri näkökulmasta mitä ehkä moni on pohtinut. Pohdinnasta jätän kokonaan pois ne varsinaiset asiakaspostit, siis sellaiset joita olemassa olevat asiakkaat lähettävät säännöllisen epäsäännöllisesti, niihinhän kaikki vastaavat melko ripeästi -eikö niin?

Koska tähän juttuun ei varsinaisesti liity kuvia, nappasin joitakin ottamiani kuvia tekstiä piristämään :) 

Työ- tai harjoittelupaikan hakija

Itse saan tietyin ajoin tilitoimistooni näitä posteja melkoisiakin määriä. Joskus aikanaan minulla oli yrityksessäni sellainen tilanne, että aina välillä pystyn näistä jonkun hakijan poimimaan harjoittelijaksi tai koulun näyttötyötä tekeväksi toimistollemme. Talteen laitoin jokaisen meilin siltä varalta, että joskus tarvitsisin työntekijää. Joskus jopa useamman vuoden jälkeen otin yhteyttä ja palkkasin hyvän hakemuksen tehneen ihmisen töihin.

Mutta olennaista nyt ei ole se onnistuuko hakija saamaan harjoittelu- tai työpaikan, vaan se miten vastaat näihin posteihin. Tai oikeastaan vastaatko ollenkaan. Jos et vastaa, sähköpostin lähettäjä ei voi tietää, onko vastaamattomuutesi merkki siitä, ettei sinua kiinnosta, siitä että et ole vielä edes lukenut postia vai siitä että mietit asiaa. Jos sinulla ei ole mahdollisuutta palkata ketään tai tarjota harjoittelupaikkaa, ilmoita se lyhyesti ja ystävällisesti. Hakijat ovat kyllä tottuneet kielteisiin vastauksiin, sillä et erotu negatiivisesti. Jos mietit asiaa, kerro miettiväsi ja ilmoita mihin mennessä teet päätöksesi, tai jos haluat nähdä hänet, sovi tapaaminen. Kunhan vastaat.

Miksi vastaaminen on tärkeää? Se on totta kai tärkeää viestin sinulle lähettäneelle, että hän saa vastauksen, jotta tietää jatkaa. Miksi se sitten on sinulle, tai oikeammin yrityksellesi tärkeää? Tämä henkilö muodostaa kuvan yrityksestäsi se perusteella vastaatko vai et ja jos vastaan vastaatko ystävällisesti. Hän voi myöhemmin olla jossakin yrityksessä siinä asemassa, että hän päättää hankinnoista. Arvaa onko yrityksesi luottamuslistan kärjessä, kun et aikanaan vaivautunut edes vastaamaan hänen viestiinsä? Tai hän itse kuluttajana voi olla tekemässä isohkoa ostopäätöstä, tai hän sukulaisensa tai tuttavansa. Voi löytää vastaamattomuutesi edestäsi yllättävistä paikoista, ilman että edes tiedät mistä johtui se, että hävisit tarjouskilvan, tai että asiakas hakee vaikka vähän kauempaakin saman tavaran eikä tule sinun yritykseesi. 

Keväinen kotipiha
Keväinen kotipiha

Yhteistyökyselyt ja sponsorointihakemukset

Jos noissa työ- ja harjoittelupaikan kysymyksissä olen ollut se joka vastaa, niin näissä yhteistyökysymyksissä olen lähiaikoina ollut se lähettävä osapuoli. Toki harvoin saan myös tukea pyytäviä sähköposteja, mutta se on harvassa johtuen luultavasti tilitoimistotoimialasta.

Mutta siis nämä pyynnöt. Käytän itse mielelläni sähköpostia kahdesta syystä. Ensinäkin siinä voin selittää mistä on kysymys ja jakaa mukaan pari valokuvaa. Toiseksi haluan antaa vastaanottajalle mietintäaikaa. Minulle joku sanoi, että ei kun soittaa pitää ja vaatia vastaus heti. Se on jollekin ehkä sopiva tapa, mutta koska ajattelen tätä asiaa kuten elämää yleensäkin niin että asettaudun itse toisen asemaan, niin jos minulle soitetaan ja pyydetään tukea ja vastaus pitää antaa heti, vastaus on 99,999% varmasti; EI KIITOS. Soiton kesken työpäivää koen häiritsevänä ja se että siinä pitää yhtäkkiä keskittyä johonkin ja päättää lähteekö mukaan, koen sellaisena, ettei soittaja arvosta minun työtäni tai työaikaani, kun hän haluaa päättää, keskeytänkö sen juuri nyt hänen asiansa kuullakseni. Siksi itse en soita, kun haluan kysyä yritystä mukaan.

Näitä sähköposteja olen nyt kirjoitellut Pitsimissikilpailun tiimoilta. Meillä on muutama hyvä yhteistyökumppani, jotka ovat olleet mukana rakentamassa tätä kilpailua useamman vuoden ja me arvostamme heitä sunnattoman paljon, hyviä tyyppejä kaikki ihmisinä ja heidän tukensa on arvokasta. Joka vuosi olen kuitenkin kerännyt myös pieniä palkintoja, jotta jokainen finalisti saisi jotain pientä, kun on kilpailuun osallistunut, vaikka ei sijoittuisikaan. Tänä vuonna meillä lisäksi oli uusi tilanne, kun hotellin sijasta majoituimme Freinet koululla, yhteismajoituksessa. Idea osoittautui loistavaksi ja tulemme sitä jatkamaan. Tämä uusi tilanne sai aikaan uudenlaisia tarpeita, niinpä käännyin yritysten puoleen vuoteiden ja vuodevaatteiden sekä aamu- ja iltapalatarvikkeiden hankinnassa. Hiustenkuivaajistakin kyselin ja on sanottava, että reaktiot sähköposteihini olivat mielenkiintoisia. Hyvin opettavaisia.

Taitava henkilö tekee kauppaa, vaikka ei suostu ehdotukseen!

Hei kärkeen haluan sanoa, että se, oliko vastaus mielestäni hyvä ei ole kiinni siitä lähtikö yritys mukaan vai ei. Ensiksi yksi erittäin hyvä tapa vastata. Kysyi Jyskistä sähköpumpulla varustettuja ilmatäytteisiä "sänkyjä" ja vuodevaatteita. He kuitenkin tukevat paraolympialiasiin lähtevää Suomen joukkuetta, joten he vastasivat, ettei muiden kohteiden tukeminen onnistu. Me toki tarjosimme vastineeksi mainontaa, mutta ymmärrän, ettei meidän mainontamme Jyskin kokoiselle yritykselle ole merkittävää, joten menimme samaan kategoriaan avustusten kanssa. Mutta vaikka he kieltäytyivät lähtemästä yhteistyökumppaniksi vuodetarpeita lahjoittamalla, he tekivät vastatarjouksen, heidän yritysmyyntinsä lähetti minulle erittäin edullisen tarjouksen tarvitsemistani tuotteista. Näin he saivat kauppaa ja minusta tyytyväisen asiakkaan itselleen myös yksityishenkilönä. Ja jos tarvitsen myöhemmin Pitsimissikilpailun merkeissä jotain, käyn kyllä ihan ensin katsomassa, löytyykö heiltä. Vaikka he torjuivat pyyntöni saada mitä tarvitsemme, he ymmärsivät, ettei budjettimme ole suuri ja tarjosivat edullista vaihtoehtoa. Vastauksellaan he myös osoittivat, etteivät ignooranneet meitä. Tiedostan kyllä, että se on opeteltu markkinointi- ja asiakaspalvelutaktiikka, mutta entä sitten? He ovat välittäneet asiasta sen verran että ovat opetelleet ja ottaneet sen käyttöön.

Poroholman kaunis rantamaisema
Poroholman kaunis rantamaisema

On toki mukava lukea innostuneita vastauksia

Uusista kontakteista sain Kontion Leipomolta, Kivikylän Palvaamosta ja K-Market Lapinpadasta ihania myönteisiä vastauksia, he lähtivät mukaan ja vastaukset olivat ystävällisiä, samoin Rauman Keskus Apteekin kanssa uusi yhteistyö oli antoisaa ja heidän kanssaan oli miellyttävä asioida. Mutta kuten sanoin ei se vaikuta yrityskuvaan minun mielessäni lähtivätkö he mukaan vai eivät. Toki kun yhteistyötä tehtiin se vaikuttaa käytökseeni, sen myönnän. Olen ennenkin pyrkinyt asioimaan kotiseudulla K-Market Lapinpadassa, koska mielestäni lähikauppaa pitää tukea, eikä kantaa ostoksia isoista marketeista, ellei sitten asu sellaisen vieressä. Mutta aivan varmasti yhä tarkemmin katson, että teen ostokseni heillä. Samoin varmasti valitsen entistä enemmän Kivikylän tai Kontion tuotteita. Kun tarvitsen apteekkituotteita, totta kai askeleeni vie juuri siihen apteekkiin jonka henkilökuntaa nyt tunnen paremmin. Onhan minulle muutoinkin selvää, että jos tarvitsen tietyntyypistä asua, käyn ensiksi Cameo Boutiquessa tai vähän toisenlaista asua niin matkani vie Designhouse Hellapuuhun. Jos tarvitsen uima- tai alusasuja, en mieti vaan matkaan Alusasuliike Helmeen. Kun piti hankkia kummilapselle risti, en edes miettinyt vaan kävelin Kultasepänliike Helkelään ja ostin kauniin ristin. Tai kun tarvitsen näkemisen tuotteita, valintani on luonnollisesti Silmäoptikot Palmu. Tai kun tarvitsen jollekin kukkia, Kukka Shop Rosassa osataan tehdä juuri minun tarpeisiin sopiva kimppu. Tai kun hiukseni tarvitsevat jotain kohennusta, Tukkapaja on se paikka johon menen. Nämä ostokäyttäytymiseen vaikuttavat asiat johtuvat osaksi siitä, että yhteistyön puitteissa tutustuin paremmin ihmisiin, joita yrityksessä on. On aina mukavampaa asioida tuttujen kanssa. Toki se johtuu myös siitä, että nämä yritykset ovat alansa parhaita Raumalla. 

Poroholman maisema purjeveneineen
Poroholman maisema purjeveneineen

Kielteinenkin vastaus on paljon parempi kuin ei vastausta ollenkaan...

Sain myös vastauksia, joissa kohteliaasti kieltäydyttiin yhteistyöstä. Rehellinen kieltäytyminen ei ole pahasta. Totta kai yrityksellä on oikeus sanoa, ettei tämä yhteistyö juuri nyt kiinnosta, enkä minä siitä pahastu. Olen itsekin yrittäjä ja tiedän ettei kaikkeen voi lähteä mukaan. Jokaisessa lähettämässäni viestissä kirjoitin loppuun pyynnön, että jos tämä esittämäni yhteistyötarjous ei juuri nyt kiinnosta, olisi mukavaa, jos siitä ilmoitettaisiin, niin teidän kääntyä asiassa jonkun toisen puoleen. Silti moni jätti vastaamatta. En voi ymmärtää sitä, että joku yrittäjä kokee, ettei viestini ole vastaamisen arvoinen. Enkä nyt tarkoita, että se olisi jotenkin arvokkaampi, kun se tulee juuri minulta :) Vaan sen vuoksi että minä olen heidän potentiaalinen asiakkaansa, sekä tämän edustamani yrityksen edustajana, että myös yksityishenkilönä. Ja muistanhan minä sen, ettei viestiini vaivauduttu vastaamaan. Edessä on alkutalvella mm. poikamme ylioppilasjuhlat ja mietin kyllä tarkkaan, mistä ostan sinne kalaa, tai sanotaanko mistä en osta. Koska tulen tekemään sinne pääosin ruuan itse, minulle on selvää, että leivän jota en itse ajatellut leipoa, ostan Kontiolta ja tarvitsemani lihan Kivikylästä, muut tarveaineet kotikylän K-Market Lapinpadasta, mutta olisin ehkä ostanut jotain muutakin valmiina kuin leivän, mutta myönnän että vastaamattomat sähköpostit vaikuttavat valintoihini. Ei siis se, että sain kieltävän vastauksen vaan se että minusta ja asiastani ei välitetty tai minua arvostettu potentiaalisena asiakkaana niin paljon, että olisi jaksettu vastata muutama rivi, vaikka vain: "Hei, kiitos tarjouksestasi, mutta emme nyt lähde mukaan" ja asiaan kuuluvat allekirjoitukset perään. Silloin minulle olisi tullut tunne siitä minut ja asiani on huomioitu, minua ja minun aikaani on arvostettu niin, että on kerrottu, ettei asia nyt kiinnosta ja olen vapaa kysymään muualta.

Mitä se kertoo, kun et vastaa viestiin?

Minulle se kertoo, että et välitä. Sinua ei kiinnosta se mistä olen kertonut sinulle, vaikka vielä loppuun olen pyytänyt, että ilmoitat jos et halua olla mukana. Potentiaalinen asiakas ei kiinnosta. Minulla nyt sattuu olemaan tilitoimisto, joka on se varsinainen ammattini ja työni. Mutta aivan hyvin voisin olla jonkun yrityksen sisäänostaja tai johdon assistentti joka päättää hankinnoista kokousten tiimoilta. Tai puolisoni olisi tai sisareni tai paras ystäväni jne. Kyllä nytkin sanon omat mielipiteeni yrityksistä jotka eivät vastanneet mitään. En nyt luettele niitä tähän, vaikka mieli tekisi, mutta ajattelin olla myös ihan pikkusen fiksu joskus edes ja jättää ne mainitsematta. Toki vielä "paremmaksikin" voi pistää kuin olla vastaamatta (siitäkin on kokemusta): vastata ensin, olla kiinnostunut ja jo suunnitella yhdessä mitä toteutetaan, niin että ehdin jos kertoa toiselle yhteistyökumppanille asiasta, että yhdessä keksitään kiva juttu (tosin onneksi olen jo sen verran kokenut että mainitsen asiasta tyyliin "jos lähtee mukaan", vaikka minulla on kyseisen yrityksen toimitusjohtajan sähköposti jossa sovitaan että he ovat mukana) Kun sitten nimittäin päivä lähestyy ja pitäisi alkaa mainostaa / tiedottaa asiasta ja kyselen tarkempia aikatauluja, vastausta viestiini ei koskaan tule, eikä varmaan enää tulekaan, tästä kun on jo yli vuosi aikaa. Meni ne kilpailut ilman heitä ja jo seuraavatkin, enkä enää ole kysynytkään. Enkä kysy. Enkä myöskään osta kyseistä tuotetta, koska samaa tuotetta saa muidenkin valmistamana

Joskus voi sataa - siihen kannattaa varautua :)
Joskus voi sataa - siihen kannattaa varautua :)

Muita syitä kuin välinpitämättömyys

Joku sanoi minulle joskus, että jos vain on niin vaikea vastata ei, niin on helpompaa jättää vastaamatta. Ettei se välinpitämättömyyttä ole. No kyllä se on. Jos sähköpostilla ei pysty vastaamaan "ei kiitos" ja työnkuva on sellainen, että näihin sähköposteihin yrityksessä vastaa, niin kyllä se on välipitämättömyyttä. Tai sitten on syytä hakeutua muihin töihin. Toiseksi syyksi minulle on sanottu, että jos yrittäjä (pienemmissä yrityksissä) ei ole lukenut sähköpostiaan. Onhan se toki mahdollista, sitä en kiistä. Mutta jos yrittäjä ei lue viikon aikana sähköpostiaan kertaakaan, kyllä hän on välinpitämätön. Välinpitämätön ihan kaikkia yhteistyökumppaneitaan kohtaan. Niin asiakkaitaan kuin tavaran toimittajiaan kohtaan. Jos yrityksen sähköpostia ei lueta, sitä ei julkisesti ilmoiteta. Se vaan on yksinkertaisesti yritysmaailman totuus, jos et lue sähköpostiasi, älä julkaise sitä.

Lopuksi

Miksi kirjoitan aiheesta? En sen takia että minua tai minun henkilökohtaisia tunteitani olisi loukattu. Että minua ei olisi noteerattu. Toki tunnustin kirjoituksessani, että nämä asiat vaikuttavat ostopäätöksiini, mutta en sen takia olisi lähtenyt kirjoittamaan yhtään mitään. Olen yrittäjä ja minua surettaa, etteivät yrittäjät ymmärrä sitä tosiasiaa, että jokainen ihminen on asiayhteydestä huolimatta potentiaalinen asiakas, mahdollisen tulevan yhteistyökumppanin yhteyshenkilö tai muutoin henkilö joka voi vaikuttaa omien ostopäätöstensä lisäksi myös muiden ostopäätöksiin. "Parhaassa" tapauksessa näitä kaikkea. Paha kello kauas kuuluu, on vanha sanonta ja se pitää edelleen paikkansa. Se että yrittäjä tai yrityksen edustaja vaikuttaa välinpitämättömältä on paha moka. Kirjoitukseni tuskin tavoittaa niitä yrittäjiä joiden vastaamattomuus aikaansai kirjoitukseni, mutta toivon että mahdollisimman moni tajuaisi sen mahdollisuuden mikä piilee siinä, miten reagoimme sähköposteihin, joilla meitä lähestytään.

Äidin pihallemme istuttamien ruusujen kauneutta
Äidin pihallemme istuttamien ruusujen kauneutta

Kesän jatkoja kaikille tasapuolisesti!

Riikka